L’inventaire annuel
L’inventaire a pour objet de lister et de valoriser tous les éléments d’actif, de passif et de capitaux propres. Chaque entreprise doit mettre en place une procédure d’inventaire qui lui est propre, en fonction de ses contraintes et de ses besoins spécifiques. L’entreprise délègue ensuite la réalisation de l’inventaire à une commission d’inventaire qu’elle constitue pour cela.
Dans les toutes petites entreprises, la commission d’inventaire peut éventuellement être réduite à une seule personne. L’inventaire doit avoir lieu au moins une fois par an, en principe à la clôture de l’exercice financier. Dans les entreprises dont l’activité est complexe, l’inventaire peut cependant avoir lieu avant cette clôture.
Constitution de la commission d’inventaire
La commission d’inventaire est nommée par la direction de l’entreprise.
Cette nomination donne lieu à un document écrit qui indique, notamment, le nom du président et des membres de la commission, la méthode d’inventaire à utiliser et la date de début et de fin des travaux d’inventaire.
La commission doit être composée de personnes compétentes, tant sur le plan technique que sur le plan économique. Il s’agira soit de salariés internes à l’entreprise, soit de prestataires externes auxquels l’entreprise ferait appel pour les besoins de l’inventaire.
Les comptables en charge des écritures faisant l’objet de l’inventaire ne peuvent pas faire partie de la commission d’inventaire, mais ils peuvent être impliqués dans la procédure d’inventaire.
La commission d’inventaire doit établir un procès-verbal final qui reprend les conditions de déroulement de l’inventaire, propose des explications sur les différences d’inventaire constatées (positives ou négatives) et identifie sur les éventuels responsables de ces différences. La commission d’inventaire estime également les dépréciations de stock ou suggère les déclassements de matériels à opérer.
Déroulement de l’inventaire
Les soldes bancaires sont inventoriés en confrontant le solde qui résulte de l’extrait de compte bancaire et celui qui résulte des livres comptables de l’entreprise.
Les autres soldes (créances, dettes, fournisseurs, clients, etc…) sont inventoriés moyennant l’envoi de confirmations de solde systématiques.
Les biens physiques sont inventoriés au moyen de listes constatant l’existence physique et la valorisation réelle.
Le registre d’inventaire
Le registre d’inventaire est un document comptable obligatoire.
On porte dans ce registre les résultats de l’inventaire de chacun des postes regroupés comme dans le bilan.
Le registre est normalement complété au moment de la clôture du bilan, en même temps que l’inscription des corrections de valeurs et du calcul de l’impôt sur les sociétés.
Le registre d’inventaire sert de base aux écritures d’ajustement du bilan puisque le bilan doit correspondre d’une part, aux écritures comptables de la société et d’autre part, aux éléments réels tels qu’ils résultent des opérations d’inventaire.
Exemple d’écriture d’ajustement
Supposons, par exemple, que la commission d’inventaire estime nécessaire l’inscription d’une dépréciation supplémentaire sur un bâtiment endommagé. Cette inscription aura lieu suivant l’écriture suivante, selon que la dépréciation est jugée irréversible ou non :
Par le débit du compte 6811 « charge d’amortissement » et le crédit du compte 2812 « amortissement de la construction » si la dépréciation est jugée irréversible.
ou
Par le débit du compte 6813 « charge d’ajustement pour dépréciation des immobilisations » et le crédit simultané du compte 2912 « ajustement pour dépréciation des immobilisations » si la dépréciation est jugée réversible.